Nel 2016 si sono contati ben 37.000 contatti al servizio anagrafe il che certifica come il front office dei servizi demografici sia lo sportello di eccellenza del Comune.

La novità presentata oggi riguarda il sistema di accesso ai vari sportelli/servizi degli uffici demografici e stato civile. Il nuovo sistema è stato sperimentato in queste settimane e dopo la prima fase di avvio è pienamente operativo. La novità interessante è la possibilità data ai cittadini di Rovereto di prenotare online il proprio appuntamento presso gli Uffici Anagrafe e di Stato Civile,

Basta avere un Pc, un Tablet o uno Smartphone o qualunque altro dispositivo che disponga di un moderno internet browser, una connessione internet e una casella di posta elettronica per essere automaticamente abilitato a prendere appuntamenti basati su data e ora.

Bisogna “scaricare” BOOKING APP da Google Play Store o andare sul sito www.bookingapp.filavia.it che è il gestore, fornendo un indirizzo di posta elettronica. Il cittadino si presenterà all’ora fissata dal suo appuntamento ed avrà accesso immediato al servizio prescelto.

E' stato inoltre posizionato un totem all'ingresso del servizio, per la gestione elettronica delle code. Il cittadino può scegliere con precisione, tra le molte opzioni, quella più rispondente ale sue necessità di servizio. Il nuovo sistema gestisce la coda d’attesa e l'utente ha un display per controllare l’ordine di arrivo (sarà poi avvisato vocalmente quando è il suo turno).

La selezionabilità del servizio e la codifica dell'attività dello sportello consente all'Ufficio di rilevare numericamente le tipologie di servizi richiesti; monitorare i tempi di attesa per i vari servizi; pilotare, attraverso procedure automatiche intelligenti, l’accesso agli sportelli in modo da ridurre i tempi di attesa; aumentare il livello di privacy agli sportelli dello stato civile; introdurre l’accesso su appuntamento.

L'assessore Mario Bortot ha evidenziato che l'intervento rientra nell’ambito della linea strategica della relazione con i cittadini e dell’obiettivo della semplificazione amministrativa, trasparenza ed informatizzazione, e si colloca nell'ottica di migliorare l'accesso allo sportello dei servizi demografici. Ha quindi ringraziato la dirigente dr. Marisa Prezzi per la celerità con cui in pochi mesi ha saputo dare avvio ai nuovi servizi trovando soluzioni innovative. Un ringraziamento è stato rivolto anche al personale degli sportelli che a volte gestisce dinamiche e questioni molto delicate anche da un punto di vista emozionale, richiedendo alta capacità di relazione.

La dirigente Marisa Prezzi ha spiegato che contestualmente alla riorganizzazione degli sportelli è in atto da circa due mesi un'operazione di customer satisfaction perrilevare l’indice di gradimento del servizio, l’efficacia delle comunicazioni e dell’accesso al sito, la chiarezza della modulistica. Con il rilevamento del grado di soddisfazione dei cittadini, si vogliono anche rilevare esigenze bisogni e aspettative generali, raccogliere idee e suggerimenti, rafforzare il livello di comunicazione, di dialogo e di fiducia dei cittadini. La responsabile dell'Ufficio Laura Biasutti ha quindi illustrato come è stato strutturato il questionario, che è del tutto anonimo. L'operatore lo somministra al momento dell'accesso allo sportello, fornisce le indicazioni di massima per la compilazione che può avvenire anche nell'attesa dell'erogazione del servizio richiesto e posto nell'apposita urna opportunamente ubicata. Fino ad oggi la rilevazione ha dato un feed- back positivo sulla qualità dei servizi offerti, sui tempi di espletamento delle richieste, circa la professionalità e cortesia degli operatori, sull’orario di apertura ed ha rilevato altresì la richiesta degli appuntamento on- line così come una maggiore esigenza di privacy.

Nel corso dell'incontro con la stampa sono stati resi noti anche i dati relativi al servizio a domicilio. Si tratta di un servizio offerto al cittadino che, per motivi di salute, di età o altri gravi motivi è impedito a recarsi presso gli uffici demografici. Il servizio viene attivato su richiesta e l'uscita degli operatori avviene il martedì pomeriggio. Nel 2015 sono state raggiunte a domicilio 136 persone, nel 2016 sono state 129. Nel 2015 sono stati 136. Tipologia delle uscite a domicilio: 108 carte identità; 10 passaggi di proprietà; 8 delega rate pensione; 2 dichiarazioni sostitutive; 1 cambio residenza.
Infine una curiosità emersa a margine dell'incontro: dal 29 aprile al 4 maggio sarà attivato alle Fucine di Rovereto il seggio elettorale per le elezioni algerine, richiesto dal Consolato d'Algeria. Rovereto fungerà da seggio elettorale regionale per circa 500 persone /elettori.
  
Ufficio Comunicazione
24.3.2017